Что выгоднее: собственная служба эксплуатации или аутсорсинг инженерного обслуживания?

Этот вопрос рано или поздно встает перед каждым руководителем, отвечающим за содержание объекта. Особенно остро — когда очередной специалист уволился, авария случилась в выходной, а бюджет на эксплуатацию снова вырос без видимых причин.

Однозначного ответа «всегда лучше вот так» не существует. Но есть четкие критерии, по которым можно принять взвешенное решение — без иллюзий в обе стороны.

Классическая модель: в штате числятся электрик, сантехник, специалист по вентиляции, слесарь и один-два разнорабочих. Над ними — инженер по эксплуатации или технический директор. Все на окладе, все в трудовых отношениях с организацией.

На первый взгляд — удобно. Люди всегда под рукой, знают объект, не нужно каждый раз объяснять, где что находится.
На практике картина оказывается сложнее

Большинство организаций, считая стоимость собственной службы, учитывают только зарплаты. Это грубая ошибка, которая приводит к систематическому занижению реальных затрат.

Налоги и взносы. К каждому рублю зарплаты добавляется 30–43% — страховые взносы, НДФЛ в части нагрузки на работодателя. Специалист с зарплатой 60 000 рублей на руки обходится организации в 85 000–90 000 рублей ежемесячно.

Отпускные и больничные. Сотрудник уходит в отпуск — объект остается без специалиста. Или вы нанимаете подменного, или платите за отпуск и при этом несете риски незакрытых компетенций. Больничные в среднем составляют 8–12 рабочих дней в год на человека.

Инструмент, спецодежда, расходные материалы. Все это закупается за счет организации, хранится, списывается, периодически теряется или приходит в негодность.

Обучение и аттестация. Электрики обязаны проходить аттестацию по электробезопасности, специалисты по вентиляции — подтверждать допуски. Это время и деньги, которые тоже входят в реальную стоимость штатной службы.

Простой. Это самая большая и наименее заметная статья потерь. Сантехник нужен несколько раз в неделю, а оклад получает каждый месяц. По разным оценкам, реальная загрузка узкого специалиста в штате составляет 40–60% рабочего времени. Остальное — оплаченное ожидание.

Текучка и поиск замены. Хороший технический специалист сегодня в дефиците. Когда он уходит — а уходят всегда не вовремя — организация тратит время на поиск, деньги на рекрутинг и несколько месяцев работает с пробелом в команде.

Возьмем типичный объект — административное здание или корпус ВУЗа площадью 4 000–6 000 м². Минимально необходимый состав службы эксплуатации:


К этому добавляем:

• Инструмент, спецодежда, аттестации — ~25 000 ₽/мес
• Аварийные ремонты сверх компетенции штата (вызов специализированных подрядчиков) — ~60 000–120 000 ₽/мес
• Административные расходы на управление персоналом — ~20 000 ₽/мес

Итого реальная стоимость: 550 000 – 610 000 ₽ в месяц.

При передаче эксплуатации объекта специализированной компании организация заключает договор с фиксированным ежемесячным платежом. Этот платеж покрывает:

• плановое техническое обслуживание всех инженерных систем по регламенту
• текущие ремонты в рамках договора
• аварийное реагирование 24/7 — в любой день, в любое время суток
• ведение технической документации
• взаимодействие с надзорными органами по профильным вопросам

Организация получает закрытую статью расходов вместо непредсказуемой. И освобождает своих сотрудников от функций, которые не являются их основной деятельностью.

Штатная служба: высокая фиксированная часть (ФОТ) плюс непредсказуемая переменная (аварии, подрядчики, замены). Реальные затраты часто выше запланированных на 20–40%.

Аутсорсинг: фиксированный ежемесячный платеж. Стоимость планового обслуживания того же объекта — как правило, на 30–50% ниже полной стоимости штатной службы с учетом всех скрытых издержек.

Штатная служба: специалист доступен в рабочее время. В выходные, ночью, в период отпуска или болезни — вопрос открытый. Организация либо платит за дежурства, либо надеется, что ничего не случится.

Аутсорсинг: аварийное обслуживание 24/7 входит в договор. Специалист выезжает в нормативные сроки независимо от дня недели и времени суток.

Штатная служба: специалисты, как правило, широкого профиля. Для узкоспециализированных работ — систем автоматизации, сложного вентиляционного оборудования, специфических электроустановок — все равно привлекаются сторонние подрядчики.

Аутсорсинг: профессиональная компания располагает специалистами разного профиля. Сложные задачи решаются силами команды, а не путем поиска нового подрядчика.

Штатная служба: руководитель видит людей, но не всегда — результат их работы. Без системы учета заявок сложно понять, что реально сделано, а что отложено.

Аутсорсинг: договор фиксирует SLA — сроки реагирования и выполнения работ. Подрядчик предоставляет отчетность. Ответственность документально закреплена.

Штатная служба: ключевые риски — текучка кадров, человеческий фактор, отсутствие системности. При уходе опытного специалиста теряется не только рабочая единица, но и накопленные знания об объекте.

Аутсорсинг: риски смещаются на сторону подрядчика. Договор защищает организацию штрафными санкциями за нарушение сроков и качества. При этом важно выбирать подрядчика с подтвержденным опытом и репутацией.

Честный анализ требует признать: в ряде случаев собственная служба действительно имеет смысл.

Очень крупные объекты с высокой интенсивностью эксплуатации. Если здание площадью 50 000+ м² работает в круглосуточном режиме с постоянными нагрузками на все системы, штатная команда с глубоким знанием объекта может быть эффективнее.

Объекты с особым режимом допуска. Некоторые государственные учреждения имеют ограничения на работу внешних подрядчиков по соображениям безопасности.

Наличие уже сформированной и стабильной команды. Если служба работает годами, специалисты не меняются и система отлажена — ломать ее ради аутсорсинга не всегда разумно.

Во всех остальных случаях — а это подавляющее большинство административных зданий, ВУЗов и медицинских учреждений среднего размера — аутсорсинг оказывается и дешевле, и надежнее.

Есть еще один вариант, который часто упускают из виду. Организация сохраняет в штате одного инженера по эксплуатации — человека, который знает объект, принимает заявки и контролирует работу подрядчика. Все техническое исполнение передается на аутсорсинг.

Это снижает зависимость от подрядчика, сохраняет внутреннюю экспертизу и при этом убирает основную статью затрат — многочисленный штат узких специалистов.

Если вы стоите перед выбором, ответьте на три вопроса:

1. Знаете ли вы реальную полную стоимость вашей текущей службы эксплуатации? С учетом всех взносов, простоев, аварийных расходов и подрядчиков на стороне? Если нет — посчитайте прежде чем делать выводы.

2. Как организовано аварийное реагирование в выходные и ночью? Если ответ неоднозначный — это уже аргумент в пользу пересмотра модели.

3. Насколько предсказуем ваш бюджет на эксплуатацию? Если каждый квартал приносит сюрпризы в виде внеплановых расходов — система не работает так, как должна.

Собственная служба эксплуатации дает ощущение контроля. Аутсорсинг дает реальный контроль — через договор, SLA и документально закрепленную ответственность.
Финансово аутсорсинг инженерного обслуживания в большинстве случаев обходится дешевле на 30–50%. Операционно — снимает с руководства объекта головную боль, связанную с управлением техническим персоналом. И закрывает главный риск — ситуацию, когда авария случается в момент, когда нужного специалиста нет на месте.

Хотите сравнить цифры по вашему объекту? Специалисты «Эгирсервис» подготовят расчет стоимости аутсорсинга с учетом площади, состава инженерных систем и режима эксплуатации вашего здания. Это бесплатно и ни к чему не обязывает.

Для большинства коммерческих объектов аутсорсинг обходится дешевле. Компания оплачивает только необходимые услуги и не несёт постоянные расходы на зарплаты, налоги, обучение, спецодежду, инструмент и организацию дежурств собственного персонала.

Помимо заработной платы необходимо учитывать страховые взносы, отпуска, больничные, обучение сотрудников, закупку оборудования и инструмента, транспортные расходы, а также затраты на поиск и замену персонала.

Основные признаки — высокая стоимость содержания штата, сложности с поиском специалистов, частые аварии, отсутствие прозрачного контроля работ, постоянные перерасходы бюджета и рост эксплуатационных затрат.