Что выгоднее: собственная эксплуатационная служба или аутсорсинг? Сравниваем расходы

Вопрос «свой штат или подрядчик» рано или поздно встает перед любым собственником или руководителем объекта с серьезной инженерной инфраструктурой. На первый взгляд сравнение выглядит простым: зарплата штатных специалистов против абонентской платы подрядчику. Но при таком поверхностном сопоставлении легко упустить значительную часть реальных расходов, которые не видны в первой строке бюджета.
Разберем обе модели по одинаковому набору статей затрат, чтобы получить объективную картину, а не сравнение «в лоб» одной цифры с другой.

При сравнении собственной эксплуатационной службы и аутсорсинга многие руководители совершают одну и ту же ошибку — сопоставляют только размер заработной платы штатного специалиста со стоимостью ежемесячного договора на комплексное обслуживание здания. На первый взгляд кажется, что собственный электрик, сантехник или инженер обходится значительно дешевле подрядной организации. Однако такое сравнение отражает лишь небольшую часть реальных расходов и практически никогда не показывает полной стоимости эксплуатации объекта.
Основная причина заключается в том, что зарплата — это лишь одна из множества статей затрат. Для содержания даже одного квалифицированного специалиста организация дополнительно оплачивает страховые взносы, отпускные, больничные, обучение, аттестацию, спецодежду, инструмент, программное обеспечение, административное сопровождение и множество других расходов. Кроме того, штатный сотрудник не может одновременно быть электриком, сантехником, специалистом по вентиляции, пожарной безопасности, автоматике и диспетчеризации. Для полноценной эксплуатации здания потребуется целая команда специалистов различных направлений.

При аутсорсинге ситуация выглядит иначе. Заказчик оплачивает не содержание конкретного сотрудника, а готовую услугу по технической эксплуатации здания. Подрядчик самостоятельно формирует штат, обеспечивает обучение персонала, приобретает инструмент, организует круглосуточное аварийное обслуживание и распределяет специалистов между несколькими объектами. Благодаря этому стоимость обслуживания для каждого отдельного заказчика становится значительно ниже, чем если бы он содержал аналогичный штат самостоятельно.

Еще один фактор, который редко учитывается при расчетах, — неравномерная загрузка персонала. Большинство инженерных систем требует регулярного обслуживания, но далеко не ежедневно. Например, вентиляция может нуждаться в плановом обслуживании несколько раз в месяц, а сложные работы по электроснабжению выполняются только при возникновении определенных задач. При наличии собственного штата организация оплачивает рабочее время специалистов независимо от фактического объема работ. Подрядная организация, напротив, использует эффект масштаба и распределяет сотрудников между несколькими объектами, что позволяет эффективнее использовать рабочее время каждого инженера.

Именно поэтому корректное сравнение возможно только при расчете полной стоимости владения каждой моделью эксплуатации. Необходимо учитывать все прямые и косвенные расходы, вероятность аварий, стоимость простоев, необходимость привлечения узкопрофильных специалистов и административные затраты на управление персоналом. Только после такого анализа становится понятно, какая модель действительно выгоднее именно для конкретного объекта.

При сравнении собственной службы и аутсорсинга важно учитывать не только размер зарплаты, но и:

• страховые взносы и обязательные выплаты работодателя;
• расходы на обучение, аттестацию и повышение квалификации сотрудников;
• стоимость инструмента, оборудования и средств индивидуальной защиты;
• оплату отпусков, больничных и заменяющего персонала;
• административные расходы на подбор, управление и контроль сотрудников;
• круглосуточную аварийную готовность;
• доступность специалистов разных профилей;
• расходы на цифровые системы управления и диспетчеризации;
• стоимость аварий, простоев и внеплановых ремонтов.

Если учитывать только заработную плату, собственная служба действительно может показаться дешевле. Однако после включения всех сопутствующих расходов картина зачастую меняется. Именно поэтому большинство крупных собственников коммерческой недвижимости оценивают не отдельные статьи бюджета, а совокупную стоимость эксплуатации здания за год или несколько лет.

Содержание собственной службы эксплуатации — это значительно больше, чем выплата заработной платы инженерам и техническому персоналу. Для стабильной работы объекта необходимо создать полноценную инфраструктуру, которая обеспечит обслуживание инженерных систем, оперативное реагирование на аварии и выполнение обязательных регламентных мероприятий. На практике многие косвенные расходы становятся заметны только после формирования собственной службы, когда бюджет начинает ежегодно увеличиваться за счет дополнительных затрат.

Размер расходов напрямую зависит от площади здания, количества инженерных систем, режима эксплуатации и требований к скорости реагирования на неисправности. Например, для медицинских учреждений, университетов, производственных предприятий и крупных административных комплексов требуется значительно больше специалистов и оборудования, чем для небольшого офисного здания. Однако независимо от масштаба объекта структура затрат остается примерно одинаковой.

Основной статьей затрат является фонд оплаты труда, однако именно он чаще всего вводит в заблуждение при расчете экономики собственной службы эксплуатации. Помимо оклада работодатель обязан оплачивать страховые взносы, ежегодные отпуска, больничные листы, компенсации и другие обязательные выплаты. При увольнении сотрудников возникают дополнительные расходы на подбор, адаптацию и обучение нового персонала.

Кроме того, практически невозможно обеспечить непрерывную работу объекта силами одного специалиста. Если инженер находится в отпуске, на больничном или проходит обучение, его обязанности должен выполнять другой сотрудник либо временно привлеченный специалист. В результате фактические расходы на содержание персонала оказываются значительно выше первоначально запланированных.

В состав расходов на персонал входят:

• заработная плата сотрудников;
• страховые взносы;
• отпускные выплаты;
• оплата больничных;
• подбор и адаптация новых специалистов;
• замещение отсутствующих сотрудников;
• премии и стимулирующие выплаты.

Эксплуатация инженерных систем невозможна без квалифицированного персонала. Специалисты, обслуживающие электроустановки, тепловые пункты, системы пожарной безопасности, лифтовое оборудование и другие опасные объекты, обязаны регулярно проходить обучение, проверку знаний и подтверждать квалификацию. Это не разовое мероприятие, а постоянный процесс, который требует как финансовых затрат, так и времени.

Помимо обязательных аттестаций сотрудники должны знакомиться с новым оборудованием, нормативными требованиями и современными методами диагностики инженерных систем. Если организация не инвестирует в повышение квалификации персонала, возрастает вероятность ошибок при эксплуатации оборудования и возникновения аварийных ситуаций.

Дополнительные расходы включают:

• обучение специалистов;
• проверку знаний и аттестацию;
• получение и подтверждение групп допуска;
• курсы повышения квалификации;
• обучение работе с новым оборудованием;
• расходы на период отсутствия сотрудников во время обучения.

Даже самый опытный инженер не сможет качественно выполнять обслуживание инженерных систем без профессионального инструмента и диагностического оборудования. Для эксплуатации здания требуется широкий набор измерительных приборов, электроинструмента, средств индивидуальной защиты, лестниц, испытательного оборудования и специализированного программного обеспечения. Все это необходимо регулярно обновлять, обслуживать и заменять по мере износа.

Кроме первоначальной закупки возникают расходы на поверку измерительных приборов, ремонт оборудования и приобретение новых инструментов при расширении штата. Эти затраты редко учитываются при первом расчете бюджета, хотя в долгосрочной перспективе они составляют существенную часть эксплуатационных расходов.

Организация самостоятельно приобретает:

• профессиональный инструмент;
• диагностическое оборудование;
• измерительные приборы;
• средства индивидуальной защиты;
• спецодежду;
• ноутбуки, планшеты и мобильную связь;
• программное обеспечение;
• расходные материалы для выполнения работ.

Одной из самых недооцененных статей расходов является неэффективное использование рабочего времени специалистов. Инженер по вентиляции может быть полностью загружен несколько дней в месяц, а в остальное время выполнять лишь единичные задачи. Аналогичная ситуация возникает с электриками, специалистами по автоматике или обслуживанию отдельных инженерных систем.

При наличии собственного штата организация оплачивает рабочее время сотрудников независимо от объема фактически выполненных работ. В периоды высокой нагрузки одного специалиста может не хватать, а в спокойные месяцы часть персонала оказывается недозагруженной. Такое распределение ресурсов приводит к увеличению себестоимости эксплуатации здания.

Последствия неравномерной загрузки:

• оплата времени простоя специалистов;
• нехватка персонала при авариях;
• необходимость привлечения сторонних подрядчиков;
• переработки сотрудников в периоды пиковой нагрузки;
• снижение общей эффективности использования фонда оплаты труда.

Даже хорошо укомплектованная собственная эксплуатационная служба не может содержать специалистов абсолютно по всем инженерным направлениям. При возникновении сложных неисправностей, работе с редким оборудованием или необходимости проведения специализированных испытаний организации все равно приходится обращаться к сторонним подрядчикам.

Например, для проведения испытаний электроустановок требуется электролаборатория, обслуживание чиллеров и прецизионных систем кондиционирования выполняют профильные сервисные компании, а работы с отдельными системами пожарной безопасности или промышленной автоматикой требуют узкопрофильной квалификации. В результате собственный штат не исключает дополнительных расходов, а лишь дополняется внешними исполнителями.

Чаще всего дополнительно привлекаются:

• электролаборатории;
• специалисты по системам вентиляции и кондиционирования;
• сервисные инженеры производителей оборудования;
• специалисты по промышленной автоматике;
• организации по обслуживанию лифтов;
• специализированные подрядчики по пожарной безопасности.

На первый взгляд стоимость услуг подрядной организации может показаться выше заработной платы нескольких штатных сотрудников. Однако такое впечатление возникает только тогда, когда сравнивается размер ежемесячного платежа с окладом специалистов, а не с полной стоимостью содержания собственной службы эксплуатации. На практике аутсорсинг представляет собой совершенно другую модель организации технического обслуживания зданий, где значительная часть расходов уже включена в стоимость договора и распределена между несколькими объектами.

Для заказчика это означает переход от большого количества переменных затрат к более прогнозируемой модели расходов. Вместо десятков отдельных статей бюджета — заработной платы, налогов, обучения, закупки инструмента, обслуживания оборудования, организации аварийных дежурств и поиска специалистов — появляется единый договор, в котором заранее определены объем работ, уровень сервиса и ответственность подрядчика. Именно поэтому сравнивать стоимость аутсорсинга только с заработной платой собственного персонала некорректно.

Еще одно преимущество заключается в том, что подрядчик использует общие ресурсы сразу для нескольких объектов. Один инженер по автоматике, специалист по вентиляции или инженер по пожарной безопасности может обслуживать сразу несколько зданий, тогда как собственнику отдельного объекта пришлось бы либо содержать такого сотрудника в штате с неполной загрузкой, либо каждый раз искать стороннего исполнителя. За счет эффекта масштаба стоимость обслуживания для каждого заказчика становится значительно ниже.

Кроме того, профессиональные компании по эксплуатации зданий обычно располагают собственной диспетчерской службой, аварийными бригадами, специализированным инструментом, цифровыми системами управления заявками и штатом инженеров различных направлений. Для одного заказчика создание аналогичной инфраструктуры потребовало бы значительно больших инвестиций.

Одним из главных преимуществ аутсорсинга является возможность заранее прогнозировать расходы на эксплуатацию объекта. В большинстве случаев стоимость комплексного технического обслуживания определяется договором и остается неизменной на протяжении всего периода его действия. Это значительно упрощает бюджетирование и позволяет избежать постоянных внеплановых расходов, характерных для содержания собственного штата.

Размер ежемесячного платежа обычно зависит от площади объекта, назначения здания, количества инженерных систем, режима эксплуатации, требований к скорости реагирования и перечня выполняемых работ. Благодаря этому заказчик сразу понимает, какие услуги входят в стоимость обслуживания, а какие выполняются дополнительно.

Для финансового директора или руководителя учреждения это особенно важно, поскольку позволяет более точно планировать эксплуатационный бюджет и исключить множество мелких расходов, которые при собственной службе возникают практически ежемесячно.

В стоимость договора обычно входят:

• планово-предупредительное обслуживание инженерных систем;
• регулярные технические осмотры;
• диспетчерское сопровождение;
• контроль выполнения регламентных работ;
• ведение эксплуатационной документации;
• организация работы инженерного персонала;
• консультационная поддержка заказчика.

Один из вопросов, который чаще всего возникает при выборе подрядчика, — каким образом оплачиваются аварийные выезды специалистов. Универсального ответа здесь нет, поскольку условия зависят от конкретного договора. Некоторые компании включают круглосуточное аварийное обслуживание в стоимость ежемесячного тарифа, другие предусматривают определенное количество бесплатных выездов, а отдельные виды аварийных работ оплачиваются дополнительно.

Именно поэтому при сравнении коммерческих предложений важно анализировать не только размер абонентской платы, но и условия оказания аварийной помощи. Дешевый договор может оказаться менее выгодным, если каждая внеплановая заявка оплачивается отдельно, тогда как более дорогой тариф уже включает круглосуточную готовность инженерных служб.

Для объектов с непрерывным режимом работы — больниц, университетов, бизнес-центров, логистических комплексов и производственных предприятий — этот пункт имеет особенно большое значение. Стоимость одного аварийного выезда зачастую несопоставима с возможными потерями от простоя инженерных систем.

Перед подписанием договора рекомендуется уточнить:

• входит ли аварийное обслуживание в стоимость договора;
• нормативное время прибытия специалистов;
• количество бесплатных аварийных выездов;
• перечень работ, выполняемых без дополнительной оплаты;
• стоимость сверхнормативных работ;
• порядок работы в ночное время, выходные и праздничные дни.

Еще одна статья расходов, которую необходимо учитывать при сравнении различных моделей обслуживания, — обеспечение объекта расходными материалами. В зависимости от условий договора подрядчики используют разные подходы. Одни включают стоимость мелких расходных материалов в ежемесячный тариф, другие выставляют их отдельным счетом по мере выполнения работ, а некоторые используют комбинированную схему.

Именно поэтому сравнивать предложения только по размеру абонентской платы некорректно. Два внешне одинаковых коммерческих предложения могут существенно отличаться по итоговой стоимости обслуживания после учета материалов, расходных комплектующих и запасных частей.

На практике наиболее прозрачной считается модель, при которой заказчик заранее понимает, какие материалы входят в стоимость обслуживания, а какие приобретаются дополнительно по согласованию сторон.

При анализе договора стоит обратить внимание:

• входят ли расходные материалы в стоимость обслуживания;
• кто закупает запасные части;
• каким образом согласовываются дополнительные закупки;
• предусмотрены ли лимиты на стоимость материалов;
• как оформляется отчетность по использованным материалам.

Одно из главных преимуществ аутсорсинга заключается в том, что практически все расходы на содержание персонала берет на себя подрядчик. Заказчику не требуется организовывать подбор специалистов, оформлять трудовые отношения, проводить обучение, контролировать прохождение аттестаций, закупать инструмент или обеспечивать сотрудников средствами индивидуальной защиты.

Кроме прямой экономии это существенно снижает административную нагрузку на руководство организации. Вместо управления десятками сотрудников заказчик взаимодействует с одним ответственным представителем подрядчика, который самостоятельно организует работу инженерной службы.

Такой подход особенно удобен для организаций, не специализирующихся на эксплуатации зданий. Руководство может сосредоточиться на основной деятельности учреждения или бизнеса, не отвлекая ресурсы на решение кадровых и организационных вопросов.

При аутсорсинге подрядчик самостоятельно обеспечивает:

• подбор и обучение персонала;
• аттестацию специалистов;
• прохождение обязательных инструктажей;
• приобретение инструмента;
• обеспечение спецодеждой и средствами защиты;
• организацию диспетчерской службы;
• замену отсутствующих сотрудников;
• контроль качества выполняемых работ.

Главное экономическое преимущество профессиональной эксплуатационной компании заключается в возможности эффективно распределять ресурсы между несколькими объектами. В отличие от собственного штата одного здания подрядчик формирует единую инженерную службу, которая обслуживает десятки объектов и использует специалистов максимально рационально.

Например, инженер по автоматике, специалист по вентиляции или инженер по тепловым пунктам могут обслуживать несколько зданий в течение одного рабочего дня. Это позволяет поддерживать высокий уровень квалификации специалистов, обеспечивать их постоянную загрузку и одновременно снижать стоимость обслуживания для каждого отдельного заказчика.

Эффект масштаба распространяется не только на персонал, но и на инструмент, транспорт, программное обеспечение, аварийный запас материалов, цифровую диспетчерскую и специализированное диагностическое оборудование. Вместо того чтобы приобретать все это для одного объекта, подрядчик использует общие ресурсы сразу для всей сети обслуживаемых зданий.

Именно эффект масштаба позволяет подрядчику:

• содержать инженеров узкой специализации;
• обеспечивать круглосуточную аварийную готовность;
• использовать дорогостоящее диагностическое оборудование;
• внедрять цифровые системы управления эксплуатацией;
• сокращать стоимость обслуживания каждого объекта;
• быстрее реагировать на аварийные ситуации;
• обеспечивать высокий уровень сервиса без увеличения стоимости договора.

В конечном итоге заказчик получает доступ к значительно большему объему ресурсов и компетенций, чем мог бы позволить себе при содержании собственной эксплуатационной службы аналогичной стоимости. Именно поэтому для большинства коммерческих объектов, медицинских учреждений, образовательных организаций и административных зданий аутсорсинг оказывается экономически более эффективной моделью эксплуатации.

Объективности ради: содержание собственной эксплуатационной службы может быть экономически обоснованным решением в отдельных случаях — например, для очень крупных объектов или комплексов с постоянной, стабильно высокой загрузкой инженерных служб, где содержание полного штата специалистов действительно востребовано практически ежедневно и по всем направлениям одновременно. Также некоторые организации сознательно выбирают штатную модель по соображениям, не связанным напрямую с экономикой, — например, из желания иметь прямой операционный контроль над персоналом.

Тем не менее для большинства объектов — отдельных зданий, кампусов средней величины, административных и медицинских учреждений без экстремально высокой и постоянной инженерной нагрузки — совокупная стоимость владения при аутсорсинге, учитывающая все статьи расходов, а не только видимую зарплатную ставку, оказывается ниже стоимости содержания полноценного собственного штата.

Универсального ответа, какая модель выгоднее, не существует — слишком много зависит от масштаба объекта, текущего состояния инженерных систем, интенсивности эксплуатации и специфики отрасли. Чтобы получить объективную картину, стоит:

1. Составить полный перечень текущих расходов на содержание штата — включая косвенные статьи (обучение, инструмент, простои, административную нагрузку), а не только фонд оплаты труда.
2. Сопоставить этот перечень с коммерческим предложением подрядчика, детализированным по тем же категориям.
3. Учесть не только текущие расходы, но и потенциальные потери от простоя или аварий, которые могли бы быть предотвращены более системным обслуживанием.

Сравнение стоимости собственной эксплуатационной службы и аутсорсинга редко бывает корректным, если ограничиться сопоставлением зарплаты и абонентской платы. Реальная экономика требует учета всех статей расходов — от обучения и простоев персонала до предсказуемости бюджета и доступа к широкому набору компетенций. Для большинства объектов, за исключением, пожалуй, крупнейших комплексов с постоянной максимальной загрузкой инженерных служб, совокупная стоимость аутсорсинга при полном учете затрат оказывается ниже содержания собственного штата.

Для большинства коммерческих объектов средней площади аутсорсинг эксплуатации обходится дешевле за счет отсутствия постоянных расходов на содержание большого штата, покупку оборудования, обучение сотрудников и организацию круглосуточных дежурств. Экономический эффект зависит от площади объекта, количества инженерных систем и режима эксплуатации здания.

Помимо заработной платы сотрудников необходимо учитывать налоги и страховые взносы, отпуска и больничные, спецодежду, инструмент, транспорт, обучение, аттестацию, программное обеспечение, аварийный запас материалов и организацию круглосуточного дежурства. Именно эти скрытые расходы часто делают содержание собственной службы значительно дороже ожидаемого.

Аутсорсинг наиболее эффективен для бизнес-центров, медицинских учреждений, университетов, торговых объектов, логистических комплексов и административных зданий, где требуется обслуживание большого количества инженерных систем. Заказчик получает доступ к профильным специалистам, современным цифровым инструментам управления и прогнозируемым эксплуатационным расходам без необходимости содержать собственный штат.